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Come host di affitti a breve termine, uno dei tuoi più grandi asset è la comunicazione con gli ospiti. La comunicazione giusta può trasformare un visitatore in una prenotazione ed aiutarti ad ottimizzare la soddisfazione del cliente. La realtà dei fatti è però questa: quando ti destreggi tra i tuoi diversi annunci, prenotazioni last minute e check-in degli ospiti, trovare il tempo per creare il messaggio perfetto ogni volta può sembrare un lusso che non puoi permetterti.
Non preoccuparti, ci pensiamo noi! In questa guida ti mostreremo le principali strategie di comunicazione con gli ospiti con modelli pronti all'uso in modo da poter offrire un'esperienza a 5 stelle agli ospiti ogni volta. E sì, ti mostreremo come aggiungere un piccolo extra con il servizio di ritiro, deposito e consegna bagagli di LUGGit. Perché chi non vorrebbe ospiti felici e senza preoccupazioni?
Perché la comunicazione con l’ospite è più importante di quanto tu creda
Prima di addentrarci nei modelli, vediamo perché la comunicazione è fondamentale. Gli ospiti di oggi si aspettano risposte rapide, professionali e amichevoli, che si tratti della loro prima domanda o di un problema a tarda notte. Un flusso di comunicazione fluido aiuta:
- Crea un rapporto di fiducia fin dall'inizio (ciò porterà a più prenotazioni).
- Riduce le mancate presentazioni o le cancellazioni dell'ultimo minuto.
- Assicuratevi che i vostri ospiti si sentano accuditi durante il loro soggiorno.
- Migliora le recensioni e aumenta la visibilità della tua proprietà.
Una comunicazione chiara può far sentire gli ospiti benvenuti, prevenire incomprensioni e trasformarli in clienti abituali. E ospiti felici = host felici.
5 momenti chiave di comunicazione con il cliente
Le tue interazioni con gli ospiti possono essere suddivise in cinque punti chiave. Ognuno di questi è un'opportunità per impostare il tono comunicativo giusto, fornire informazioni cruciali e persino aumentare le vendite di servizi.
Vediamoli insieme.
1. Conferma della prenotazione
Una volta confermata la prenotazione, è il momento di fare un'ottima prima impressione. In questo messaggio si dovrebbero confermare i dettagli, fornire un caloroso benvenuto iniziale e dare i dettagli del soggiorno. Puoi anche presentare i servizi che possono migliorare la loro esperienza, come il deposito bagagli con LUGGit.
Template: Conferma prenotazione e messaggio pre-arrivo
Soggetto: Il tuo soggiorno imminente presso [Nome Host]! 🏡
Ciao [Nome Ospite],
Grazie per aver scelto [Nome proprietà]! Siamo entusiasti di ospitarti. 🥳 Ecco alcuni dettagli per il tuo prossimo soggiorno:
- Check-in: [Data e Ora]
- Indirizzo: [Indirizzo Proprietà e Link Maps]
- Contatto: [I tuoi Riferimenti]
Arrivi presto e hai bisogno di un posto dove depositare i bagagli? LUGGit può ritirare i tuoi bagagli all'aeroporto o a qualsiasi altro indirizzo e riconsegnarteli quando e dove vuoi. Prenota qui per avere un 10% di sconto e goditi il tuo tempo libero, senza bagagli!
Non vediamo l’ora di averti con noi!
Cordiali Saluti,
[Il tuo nome]
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2. Istruzioni Check-in
Il giorno dell'arrivo, gli ospiti vogliono istruzioni chiare e concise per il check-in. Considera questo messaggio come la tua possibilità di fargli sentire che tutto è sotto controllo (anche se stai ancora sistemando l’appartamento!).
Template: Istruzioni Check-in
Oggetto: Pronto per il tuo check-in? Ecco tutto quello che dovresti sapere! 🚪
Ciao [Nome Ospite],
Siamo entusiasti di darti il benvenuto a [Nome proprietà] oggi! Ecco tutto ciò che devi sapere per effettuare il check-in senza intoppi:
Orario Check-in: [Orario]
Istruziono: [esempio: codice sblocco porta, luogo consegna chiavi, self check-in]
Wi-Fi: Network: [Name] | Password: [Password]
Hai un po' di tempo libero per esplorare il luogo prima del check-in? LUGGit offre il servizio di ritiro bagagli da qualsiasi luogo e te lo riconsegna quando e dove vuoi. Clicca qui per avere uno sconto del 10% ed inizia a visitare liberamente senza bagagli!
Buon viaggio!
Cordiali Saluti,
[Tuo Nome]
3. Check-in a metà soggiorno (facoltativo ma altamente consigliato)
Un rapido check-in a metà soggiorno può fare molto per far sentire i tuoi ospiti apprezzati. Questo messaggio ti aiuta a individuare potenziali problemi prima che diventino problemi più grandi (e forse ti fa anche ottenere qualche recensione a 5 stelle in più).
Template: Messaggio Check-In Metà Soggiorno
Oggetto: Just Checking In! 💌
Ciao [Nome Ospite],
Speriamo che il tuo soggiorno presso [Nome proprietà] sia stato piacevole! Volevamo solo avere la certezza che il tuo soggiorno andasse bene. Se hai bisogno di qualcosa, non esitare a contattarci.
Grazie ancora per averci scelto!
Cordiali Saluti,
[Tuo Nome]
4. Istruzioni Check-Out
Un buon messaggio di check-out deve essere chiaro, diretto e lascia agli ospiti un'impressione finale positiva. Non dimenticare di menzionare la tua richiesta di recensione in modo delicato, con una leggera spinta che può fare la differenza.
Template: Istruzioni Check-Out
Oggetto: Dettagli partenza [Nome Proprietà] 🧳
Ciao [Nome Ospite],
È quasi ora di salutarci! Ci auguriamo che il tuo soggiorno sia stato piacevole. Ecco cosa devi sapere per il check-out:
- Orario Check-out: [Orario]
- Istruzioni: [es: dove lasciare le chiavi]
Vuoi visitare ancora qualcosa prima di tornare a casa? LUGGit offre il servizio di ritiro, deposito e consegna dei bagagli, così potrai goderti l'ultimo giorno senza bagagli. Clicca qui per avere uno sconto del 10% e sfrutta al massimo il tuo tempo!
Buon viaggio, e ricorda di comunicarci com'è stato il tuo soggiorno! Se ti è piaciuto, lasciarci una recensione significherebbe molto.
Un caro saluto,
[Il tuo nome]
5. Follow-up post soggiorno
Il follow-up dopo il soggiorno non solo dimostra agli ospiti che ci tieni, ma ricorda loro anche gentilmente di lasciare un feedback. Inoltre, mantiene la porta aperta per prenotare di nuovo con te.
Template: Messaggio Follow-up post soggiorno
Oggetto: Grazie per averci scelto! ✨
Ciao [Nome Ospite],
Ci auguriamo che abbiate trascorso un meraviglioso soggiorno presso [Nome della proprietà] e che vi rimangano degli splendidi ricordi!
Se c'è qualcosa che possiamo migliorare, saremo lieti di saperlo. E se il tuo soggiorno ti è piaciuto, una breve recensione significherebbe tanto per noi e aiuterebbe i futuri ospiti a scoprire [Nome proprietà].
A presto,
[Tuo Nome]
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Il tuo promemoria per la comunicazione con gli ospiti
Una comunicazione coerente e chiara fa un'enorme differenza nella soddisfazione degli ospiti e con questi modelli puoi rimanere un passo avanti. Utilizza questi messaggi così come sono o modificali per adattarli al tuo stile comunicativo.
Ricorda, la chiave è essere lì per i tuoi ospiti a ogni passo del percorso. Quando rendi le cose facili, non solo ameranno il loro soggiorno, ma continueranno a tornare per altro. Buon lavoro!
