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En tant qu'hôte de location à court terme, l'un de vos plus grands atouts est la qualité de votre communication avec les clients. Une bonne communication peut transformer un navigateur curieux en une réservation confirmée et vous aider à éviter complètement les redoutables « réclamations des clients ». Mais soyons réalistes : lorsque vous jonglez avec plusieurs annonces, des réservations de dernière minute et des arrivées de clients, trouver le temps de rédiger le message parfait à chaque fois peut ressembler à un luxe que vous ne pouvez pas vous permettre.
Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu'il vous faut. Dans ce guide, nous vous présenterons les principales stratégies de communication avec les clients, avec des modèles prêts à l'emploi afin que vous puissiez offrir une expérience client 5 étoiles à chaque fois. Et oui, nous vous montrerons comment ajouter un petit plus avec le service de collecte, de stockage et de livraison de bagages de LUGGit. Parce que qui ne veut pas de clients heureux et libérés ?
Pourquoi la communication avec les clients est plus importante que vous ne le pensez
Avant de passer aux modèles, parlons des raisons pour lesquelles la communication est si cruciale. Les clients d'aujourd'hui s'attendent à des réponses rapides, professionnelles et amicales, qu'il s'agisse de leur première question ou d'un problème survenant en pleine nuit. Un flux de communication fluide permet de :
- Établir la confiance dès le début (ce qui entraîne davantage de réservations).
- Réduire les non-présentations ou les annulations de dernière minute.
- Faire en sorte que vos clients se sentent pris en charge pendant leur séjour.
- Améliorer les avis et augmenter la visibilité de votre établissement.
Une communication claire peut permettre aux clients de se sentir les bienvenus, d'éviter les malentendus et de les transformer en clients fidèles. Et clients heureux = hôtes heureux.
5 moments clés pour entrer en contact avec les clients
Vos interactions avec les clients peuvent être divisées en cinq points de contact clés. Chacun d'eux est l'occasion de donner le bon ton, de fournir des informations vitales et même de vendre des services supplémentaires.
Décomposons cela.
1. Confirmation de réservation
Une fois la réservation confirmée, il est temps de faire une excellente première impression. Ce message doit confirmer les détails, souhaiter chaleureusement la bienvenue et donner le ton de leur séjour. Vous pouvez également leur présenter les services qui amélioreront leur expérience, comme la consigne à bagages avec LUGGit.
Modèle : Confirmation de réservation et message avant l'arrivée
Objet : Votre prochain séjour à [Nom de l'établissement] ! 🏡
Bonjour [Nom de l'invité],
Merci d'avoir choisi [Nom de l'établissement] ! Nous sommes ravis de vous accueillir. 🥳 Voici quelques détails concernant votre prochain séjour :
Arrivée : [Date et heure]
Adresse : [Adresse de l'établissement avec lien Google Maps]
Contact : [Vos coordonnées]
Vous arrivez tôt et avez besoin d'un endroit pour entreposer vos bagages ? LUGGit peut récupérer vos bagages à l'aéroport ou à n'importe quelle adresse et vous les livrer où et quand vous le souhaitez. Réservez ici pour bénéficier de 10 % de réduction et profitez de votre temps sans bagages !
Au plaisir de vous accueillir !
Cordialement,
[Votre nom]
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2. Instructions d’arrivée
Le jour de l’arrivée, les clients veulent des instructions d’arrivée claires et concises. Considérez ce message comme votre chance de leur donner l’impression que tout est sous contrôle (même si vous courez partout pour préparer la chambre !).
Modèle : Confirmation de réservation et message avant l'arrivée
Objet : Prêt à vous enregistrer ? Voici ce que vous devez savoir ! 🚪
Bonjour [Nom de l’hôte],
Nous sommes ravis de vous accueillir à [Nom de l’établissement] aujourd’hui ! Voici tout ce que vous devez savoir pour vous enregistrer en douceur :
Heure d’arrivée : [Heure]
Instructions : [par ex. : Code de la porte, Emplacement de la clé, Étapes pour l’enregistrement autonome]
Wi-Fi : Réseau : [Nom] | Mot de passe : [Mot de passe]
Vous avez du temps pour explorer avant l’arrivée ? LUGGit propose une prise en charge des bagages depuis n’importe quel endroit et vous les livre où et quand vous le souhaitez. Cliquez ici pour obtenir 10 % de réduction et commencez à explorer, sans vos bagages !
Bons voyages et à bientôt !
Cordialement,
[Votre nom]
3. Prise de contact en cours de séjour (facultatif, mais fortement recommandé)
Une rapide prise de contact en cours de séjour peut grandement contribuer à ce que vos clients se sentent valorisés. Ce message vous aide à détecter tout problème potentiel avant qu’il ne prenne de l’ampleur (et peut-être même à obtenir quelques avis 5 étoiles supplémentaires).
Modèle : Message de prise de contact en cours de séjour
Objet : Juste pour prendre de vos nouvelles ! 💌
Bonjour [Nom de l’hôte],
J’espère que vous appréciez votre séjour à [Nom de l’établissement] ! Je voulais juste prendre de vos nouvelles pour m’assurer que tout se passe bien. Si vous avez besoin de quoi que ce soit, n’hésitez pas à me contacter.
Merci encore de votre séjour chez nous !
Cordialement,
[Votre nom]
4. Instructions de départ
Un bon message de départ est clair, précis et laisse aux clients une dernière impression positive. Et n'oubliez pas de mentionner subtilement votre demande d'avis, personne n'aime qu'on lui force la main, mais une petite relance peut faire la différence.
Modèle : Instructions de départ
Objet : Détails du départ pour [Nom de la propriété] 🧳
Bonjour [Nom du client],
Il est presque temps de dire au revoir ! Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour. Voici ce que vous devez savoir pour le départ :
Heure de départ : [Heure]
Instructions : [par exemple, remise des clés, procédures de verrouillage des portes]
Vous souhaitez explorer un peu plus avant de partir ? LUGGit propose la prise en charge, le stockage et la livraison des bagages afin que vous puissiez profiter de votre dernière journée sans bagages. Cliquez ici pour 10 % de réduction et profitez au maximum de votre temps !
Bons voyages, et nous aimerions avoir de vos nouvelles concernant votre séjour ! Si vous l'avez apprécié, nous laisser un commentaire signifierait beaucoup.
Cordialement,
[Votre nom]
5. Suivi après le séjour
Effectuer un suivi après leur séjour montre non seulement aux clients que vous vous souciez d'eux, mais leur rappelle également gentiment de laisser un commentaire. De plus, cela leur permet de réserver à nouveau chez vous.
Modèle : message de suivi après le séjour
Objet : Merci d'avoir séjourné chez nous ! ✨
Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que vous avez passé un merveilleux séjour à [Nom de la propriété] et que vous avez de merveilleux souvenirs !
S'il y a quelque chose que nous pouvons améliorer, nous aimerions en être informés. Et si vous avez apprécié votre séjour, une brève critique signifierait beaucoup pour nous et aiderait les futurs clients à découvrir [Nom de la propriété].
Prenez soin de vous,
[Votre nom]
LUGGit : le petit plus dans l'expérience client
Offrir une expérience client exceptionnelle signifie aller au-delà de l'essentiel. Avec LUGGit, vous pouvez offrir à vos clients la liberté d'explorer la ville sans avoir à transporter leurs bagages, ce qui montre à vos clients que vous pensez à leurs besoins.
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Votre aide-mémoire pour la communication avec les clients
Une communication claire et cohérente fait une énorme différence dans la satisfaction des clients, et avec ces modèles, vous pouvez avoir une longueur d'avance. Utilisez ces messages tels quels ou modifiez-les pour qu'ils correspondent à la voix de votre marque.
N'oubliez pas, la clé est d'être là pour vos clients à chaque étape du processus. Lorsque vous leur facilitez la tâche, ils apprécieront non seulement leur séjour, mais ils reviendront aussi. Bon hébergement !
