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Como gestor de un alquiler vacacional, uno de tus mayores activos es la calidad de tu comunicación con los huéspedes. Una buena comunicación puede convertir un visitante curioso en una reserva confirmada y ayudarte a evitar las temidas «quejas de los huéspedes». Pero seamos realistas: cuando estás haciendo malabares con varios anuncios, reservas de última hora y registros de huéspedes, encontrar tiempo para elaborar el mensaje perfecto en cada ocasión puede ser un lujo que no te puedes permitir.
No te preocupes, nosotros te ayudamos. En esta guía, te guiaremos a través de las principales estrategias de comunicación con los huéspedes con plantillas listas para usar para que puedas ofrecer una experiencia de 5 estrellas a los huéspedes en todo momento. Y sí, te mostraremos cómo añadir un pequeño extra con el servicio de recogida, almacenamiento y entrega de equipaje de LUGGit. Porque, ¿quién no quiere huéspedes felices y despreocupados?
Por qué La Comunicación con los Huéspedes importa más de lo que crees
Antes de pasar a las plantillas, veamos por qué es tan importante la comunicación. Los huéspedes de hoy en día esperan respuestas rápidas, profesionales y amables, tanto si se trata de su primera pregunta como de un problema de última hora. Una comunicación fluida ayuda a:
- Generar confianza desde el principio (lo que se traduce en más reservas).
- Reducir las ausencias o cancelaciones de última hora.
- Garantizar que tus huéspedes se sientan atendidos durante su estancia.
- Mejorar las opiniones y aumentar la visibilidad de tu alojamiento.
Una comunicación clara puede hacer que los huéspedes se sientan bienvenidos, evitar malentendidos y convertirlos en clientes habituales. Y huéspedes contentos = anfitriones contentos.
5 Momentos Clave para Conectar con tus Huéspedes
Tus interacciones con los clientes pueden dividirse en cinco puntos de contacto clave. Cada uno de ellos es una oportunidad para establecer el tono adecuado, ofrecer información vital e incluso aumentar las ventas de servicios.
Desglosémoslo.
1. Confirmación de la reserva
Una vez confirmada la reserva, es hora de causar una buena primera impresión. Este mensaje debe confirmar los detalles, proporcionar una cálida bienvenida inicial y establecer el tono para la estancia de tus huéspedes. También puedes presentarles servicios que mejorarán su experiencia, como LUGGit.
Plantilla: Mensaje de Confirmación de reserva y mensaje previo a la llegada
Asunto: ¡Tu próxima estancia en [Nombre del establecimiento]! 🏡
Hola [Nombre del huésped],
Gracias por elegir [Nombre del establecimiento]. Estamos encantados de hospedarte. 🥳 Aquí tienes algunos detalles para tu próxima estancia:
- Check-in: [Fecha y hora]
- Dirección: [Dirección de la propiedad con enlace a Google Maps]
- Contacto: [Tu información de contacto]
¿Llegas pronto y necesitas un lugar donde guardar tus maletas? LUGGit puede recoger tus maletas en el aeropuerto o en cualquier dirección y entregarlas de vuelta cuando y donde tú elijas. Reserva aquí con un 10% de descuento y disfruta de tu tiempo, ¡libre de equipaje!
Estaremos encantados de recibirte.
Un saludo,
[Tu nombre]
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2. Instrucciones de Check-In
El día de su llegada, los huéspedes quieren instrucciones claras y concisas. Piensa en este mensaje como tu oportunidad para hacerles sentir que todo está bajo control (¡incluso aunque estés corriendo de un lado a otro para preparar el alojamiento!).
Plantilla: Instrucciones de Check-in
Asunto: ¿Listo para el Check-in? ¡Esto es lo que necesitas saber! 🚪
Hola [Nombre del huésped],
¡Estamos encantados de darte la bienvenida a [Nombre de la propiedad] hoy! Aquí está todo lo que necesitas saber para hacer el check-in sin problemas:
- Hora de check-in: [Hora]
- Instrucciones: [por ejemplo, código de la puerta, ubicación de la llave, pasos para el auto check-in]
- Wi-Fi: Red: [Nombre] | Contraseña: [Contraseña]
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Buen viaje y hasta pronto.
Saludos,
[Tu nombre]
3. Durante la estancia (Opcional pero Altamente Recomendado)
Una rápida comprobación a mitad de la estancia puede contribuir en gran medida a que tus huéspedes se sientan valorados. Este mensaje te ayuda a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores (y puede que incluso te consiga unas cuantas reseñas de 5 estrellas más).
Template: Mensaje durante la estancia
Subject: ¡Sólo para comprobar! 💌
Hola [Nombre del huésped],
¡Espero que estés disfrutando de tu estancia en [Nombre de la propiedad]! Sólo quería comprobar y asegurarme de que todo va bien. Si hay algo que necesites, no dudes en ponerte en contacto.
Gracias de nuevo por alojarte con nosotros.
Saludos,
[Tu nombre]
4. Instrucciones previas al Check-Out
Un buen mensaje previo al check-out es claro, directo y deja en los clientes una impresión final positiva. Y no olvides mencionar tu solicitud de opinión sutilmente, a nadie le gusta que le vendan bruscamente, pero un empujoncito suave puede marcar la diferencia.
Plantilla: Instrucciones previas al check-out
Asunto: Datos de salida de [Nombre del alojamiento] 🧳
Hola [Nombre del huésped],
¡Ya casi es hora de decir adiós! Esperamos que hayas disfrutado de tu estancia. Esto es lo que necesitas saber para el check-out:
- Hora de salida: [Hora]
- Instrucciones: [por ejemplo, entrega de llaves, procedimientos de cierre de puertas]
¿Quieres explorar un poco más antes de irte? LUGGit ofrece la recogida, almacenamiento y entrega de equipaje para que puedas disfrutar de tu último día sin equipaje. Haz clic aquí para obtener un 10% de descuento y aprovechar al máximo tu tiempo.
Buen viaje, ¡Nos encantaría que nos contaras tu estancia! Si la has disfrutado, si pudieses dejarnos una reseña significaría mucho para nosotros.
Un cordial saludo,
[Su nombre]
5. Seguimiento tras La Estancia
Hacer un seguimiento después de su estancia no solo demuestra a los huéspedes que te importan, sino que también les recuerda amablemente que dejen sus comentarios. Además, mantienes la puerta abierta para que vuelvan a reservar contigo.
Plantilla: Mensaje de seguimiento Post Estancia
Asunto: ¡Gracias por alojarte con nosotros! ✨
Hola [Nombre del huésped],
Esperamos que hayas disfrutado de tu estancia en [Nombre del establecimiento] y que hayas creado buenos recuerdos.
Si hay algo que podamos mejorar, nos encantaría saberlo. Y si disfrutaste de tu estancia, un comentario rápido significaría mucho para nosotros y ayudaría a futuros huéspedes a descubrirnos [Nombre de la propiedad].
Cuídate,
[Tu nombre]
LUGGit: Un paso más en Experiencia de Huéspedes
Proporcionar una experiencia estelar a los huéspedes significa pensar más allá de lo básico. Con LUGGit, puedes ofrecer a tus huéspedes la libertad de explorar la ciudad sin tener que cargar con sus maletas y les demuestras que piensas en sus necesidades.
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Tu Chuleta para la Comunicación con los Huéspedes
Una comunicación clara y coherente marca una enorme diferencia en la satisfacción de los clientes, y con estas plantillas puedes ir un paso por delante. Utiliza estos mensajes tal cual o modifícalos para adaptarlos a tu tono de comunicación.
Recuerda que la clave está en acompañar a tus clientes en todo momento. Si se lo pones fácil, no sólo disfrutarán de su estancia, sino que volverán a por más. ¡Feliz gestión!
