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15 minuti di lettura
by Jaime Garín, Spanish Market Manager
Pubblicato il 18 gennaio 2024
| FIERE | CONGRESSI AZIENDALI | MADRID | LUGGIT |
Prepara le tue sistemazioni per le fiere e i congressi aziendali di Madrid del 2024 e sfruttale al massimo.
A Minty Host - gestione integrale di appartamenti turistici - e LUGGit - servizio di ritiro, deposito e consegna bagagli per gli ospiti ovunque e quando vogliono - lavoriamo insieme per fornire la migliore esperienza per i tuoi ospiti.
In questa occasione, abbiamo unito le forze per portarvi questo articolo per aiutarvi ad attrarre ospiti in viaggio d'affari (chiamati anche corporate) che partecipano ai principali eventi di Madrid e aumentare le vostre entrate.
Calendario delle fiere e dei congressi più importanti di Madrid
FITUR dal 24 al 28 gennaio
È il primo evento annuale per i professionisti del turismo mondiale e la principale fiera per i mercati in entrata e in uscita in Ibero-America. Più di 8.500 aziende espositrici, 136.000 professionisti e 86.000 visitatori del pubblico in generale vengono con l'intento di fare affari e continuare a conoscere le tendenze in questo settore.
Intersicop dal 17 al 20 febbraio
È il punto d'incontro per tutti i tipi di professionisti della panificazione, pasticceria, gelateria, caffè e attrezzature, che attrae più di 15.600 professionisti da 44 paesi diversi e 170 aziende espositrici durante quei giorni.
Sicur dal 27 febbraio al 1 marzo
È il punto di riferimento internazionale per la sicurezza in Spagna. Questa grande fiera riunisce più di 38.900 visitatori professionisti, oltre 510 espositori e quasi 1.600 aziende, concentrandosi sulla sicurezza complessiva (sicurezza, cybersicurezza, sicurezza antincendio e di emergenza o sicurezza sul lavoro) per continuare a promuovere il benessere e lo sviluppo sociale.
ARCO dal 6 al 10 marzo
ARCOmadrid è la Fiera Internazionale di Arte Contemporanea della Spagna che costituisce una delle principali piattaforme del mercato dell'arte contemporanea. Quest'anno, 2024, celebrerà la sua 43a edizione con oltre 95.000 visitatori, più di 1.300 artisti, 206 gallerie e oltre 800 collezionisti e professionisti invitati.
Rebuild dal 19 al 21 marzo
È il forum leader per l'innovazione per trasformare gli edifici, guidando la digitalizzazione e la decarbonizzazione nel settore. Attira più di 22.800 professionisti, 544 espositori, 1.300 innovazioni e più di 617 esperti internazionali.
Fruit Attraction dall'8 al 10 ottobre
L'evento principale per tutti i professionisti del settore ortofrutticolo a livello mondiale, che riunisce più di 103.000 visitatori professionali e oltre 2.000 aziende espositrici provenienti da 145 paesi.
FIAA dal 22 al 25 ottobre
FIAA è la Fiera Internazionale di Autobus e Pullman, un punto d'incontro per le aziende di trasporto passeggeri su strada e una vetrina per la mobilità collettiva sicura, ecologica e connessa. Riunisce più di 10.500 visitatori professionali e 250 marchi espositivi provenienti da 47 paesi.
Global Mobility Call dal 19 al 21 novembre
È l'unico evento internazionale sulla mobilità sostenibile di persone e merci. Con più di 8.000 visitatori professionali, 320 aziende partecipanti e 470 relatori, genera networking e business, facendo luce sulle diverse visioni tra aziende, comuni, istituzioni, amministrazioni e altre organizzazioni.
Qual è la tipologia di ospite in viaggio d'affari durante i mesi di fiere e congressi?
Grazie a Minty Host, sappiamo che il peso dei viaggiatori d'affari a Madrid aumenta in media del 10% rispetto ad altri mesi e tipologie usuali (turisti, visite familiari, istruzione, ecc.).
Inoltre, ci sono due nazionalità di ospiti che aumentano notevolmente durante queste date:
- I clienti spagnoli rappresentano il 19% del numero totale di ospiti ospitati durante queste date, il che significa che questa cifra è un aumento del 6% rispetto al resto dell'anno.
- Tra i viaggiatori stranieri, i francesi rappresentano il 7,2%, un aumento dell'1% rispetto al resto dell'anno.
Alcuni dati importanti sulle entrate per le strutture turistiche durante le fiere e i congressi a Madrid
ADR
L'ADR (Average Daily Rate) aumenta del 30%. Quindi, tenetelo in considerazione quando impostate le vostre tariffe durante queste date.
Occupazione
L'occupazione durante la celebrazione e i giorni precedenti e successivi a questi eventi cresce del 3%. Pertanto, quando attirate ospiti per queste date, offrite disponibilità e tariffe specifiche che si adattino al soggiorno medio di questi viaggiatori.
LoS
Precisamente, il LoS (Length of Stay o Soggiorno medio) scende di 1,5 giorni, ma questo non dovrebbe essere visto come un indicatore negativo, ma come un'opportunità per ottenere un reddito più elevato in meno notti, data l'elevata domanda durante queste date. Se avete un requisito di soggiorno minimo, rivederlo e ridurlo o persino eliminarlo per queste date per catturare questo tipo di cliente disposto a pagare di più per meno tempo.
Strategie per attirare questo tipo di cliente e aumentare le vostre entrate
Ecco alcune strategie di revenue e marketing che possono aiutarvi ad attirare i viaggiatori d'affari nelle vostre strutture a Madrid durante questi eventi.
Strategie di entrate
La gestione delle entrate in occasione di fiere ed eventi può essere cruciale per massimizzare i profitti. Ecco alcuni suggerimenti specifici per raggiungere questo obiettivo.
Prezzi dinamici
Implementa un sistema di prezzi che varia in base alla domanda e alla prossimità della fiera che ti precede. Man mano che la data si avvicina, i prezzi possono aumentare per capitalizzare la domanda.
Offerte e pacchetti
Crea pacchetti interessanti che includano diversi servizi o vantaggi aggiuntivi, come l'accesso VIP all'evento, il trasporto, l'alloggio, gli sconti nei ristoranti locali, ecc.
Segmentazione dei clienti
Identifica i diversi segmenti di clienti e adatta le tue offerte per soddisfare le loro esigenze specifiche. Ad esempio, le aziende che inviano più dipendenti potrebbero beneficiare di tariffe di gruppo o sconti sul volume.
Analisi dei dati storici
Esamina i dati degli eventi passati per comprendere i modelli di domanda, i comportamenti di acquisto e i periodi di picco. Ti aiuterà a prendere decisioni più informate sui prezzi e sulle strategie promozionali.
Politiche di cancellazione
Prendi in considerazione politiche di cancellazione restrittive per evitare cancellazioni dell'ultimo minuto e la conseguente perdita di entrate dalle stanze vuote.
Monitoraggio in tempo reale
Utilizza strumenti di monitoraggio in tempo reale per adeguare i prezzi e le strategie in base a cambiamenti improvvisi della domanda o della concorrenza.
Il successo della gestione delle entrate in occasione di eventi e fiere a Madrid e in altre città dipende in gran parte da una comprensione dettagliata dei modelli di domanda, dalla flessibilità delle strategie di prezzo e dalla capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Strategie di marketing
Oltre alle azioni di revenue, l'ideale è accompagnarle con strategie di marketing. Tra queste, evidenziamo le seguenti.
Svolgere campagne specifiche segmentate tramite e-mailing e/o social network
Come accennato in precedenza, la segmentazione è un'azione preziosa. Se avete lavorato sulla storia dei clienti che hanno soggiornato negli anni precedenti per queste fiere e li avete segmentati in base ai motivi del loro viaggio (ad esempio: "Hai soggiornato con noi a FITUR"), potreste lanciare una campagna fedeltà specifica con una percentuale di sconto o con un altro tipo di vantaggio (servizi extra aggiuntivi) se prenotano direttamente tramite il vostro sito web.
Potrebbe interessarvi Come adattare la vostra struttura turistica per i viaggiatori d'affari.
Ad esempio, potreste inviare loro un'e-mail con un coupon sconto FITUR2024 in modo che possano prenotare direttamente e godere di questo vantaggio. Se vi seguono anche sui vostri social network, potete diffondere questa campagna su Instagram, LinkedIn, ecc...
Potete anche, ad esempio, attivare dei coupon sconto validi solo nelle date di ogni fiera e comunicarli via e-mail, social network, ecc., per attrarre nuovi ospiti a quegli eventi su cui non avete lavorato finora.
Contatta IFEMA o le diverse fiere per offrire le tue strutture ai loro visitatori ed espositori
Un'altra idea per attrarre i viaggiatori aziendali (per le fiere a cui siete più interessati) è contattare direttamente IFEMA o ogni fiera e proporre una collaborazione attraverso la quale possano offrire le vostre strutture ai visitatori professionisti e agli espositori che partecipano a questi eventi.
Di solito, le fiere offrono servizi e servizi extra ai partecipanti per rendere più facili le loro giornate all'evento, inclusa una rete di hotel e strutture in cui possono soggiornare quando pianificano il loro viaggio. Sarebbe logico che le vostre strutture fossero in questo elenco con una condizione speciale, che potrebbe essere il vostro coupon sconto specifico per la fiera in questione (ad esempio, un coupon FITUR2024).
Content marketing
È inoltre possibile lavorare sul content marketing (post sui social network, articoli sul vostro blog...) prima delle fiere per posizionarli nei motori di ricerca. In questo modo, quando questi ospiti cercheranno una sistemazione per l'evento, vi troveranno in cima alla loro ricerca su Google.
Lavora le recensioni
Sappiamo tutti che mantenere una reputazione positiva sulle piattaforme di recensione è decisivo nel processo decisionale dei potenziali viaggiatori. Per questi periodi in particolare, potrebbe essere interessante mostrare quelle recensioni positive dei viaggiatori aziendali che hanno precedentemente soggiornato con voi sui vostri social network, sul vostro blog, sul vostro sito web, ecc...
Di cosa potrebbero aver bisogno i viaggiatori aziendali durante il loro soggiorno?
Una volta che si saranno registrati in una delle vostre strutture, vorrete assicurarvi di fornire loro un'esperienza che renda le loro giornate durante il loro evento aziendale il più semplici possibile.
Questi viaggiatori di solito hanno poco tempo sia il giorno di arrivo che di partenza. Spesso non solo affrontano più riunioni durante le fiere, ma sfruttano al massimo il loro viaggio nei giorni precedenti e successivi per visitare i partner attuali, prendere accordi e concludere nuovi affari.
Pertanto, la loro agenda e i loro piani non saranno gli stessi di quelli di turisti, famiglie o amici.
Ad esempio, l'orario di check-in nell'appartamento potrebbe essere più tardi nel corso della giornata perché, da quando atterrano, parteciperanno a riunioni prima o durante la fiera e non avranno tempo di fermarsi nell'appartamento fino alla fine della giornata. Lo stesso vale per il check-out. Dalla mattina presto avranno una giornata impegnativa fino a quando non prenderanno il volo o il treno per tornare dopo un'ultima dura giornata di lavoro.
Due suggerimenti per preparare le vostre strutture offrendo loro un'esperienza su misura per le loro esigenze
Check-in online e accesso remoto
Questo tipo di ospite è abituato a lavorare in modo automatizzato e professionale, con poco tempo per la gestione aziendale esterna quando arriva a Madrid. Per questo motivo, apprezzeranno la possibilità di fare il check-in compilando il modulo del viaggiatore e caricando i documenti di identità in remoto o online sul proprio computer o telefono cellulare prima del loro arrivo. Vi consigliamo di inviare i diversi documenti da compilare (modulo del viaggiatore, contratto...) dopo la conferma della prenotazione e pochi giorni prima del loro arrivo.efit (servizi extra aggiuntivi) se prenotano direttamente tramite il vostro sito web.
Poiché non potranno entrare nella struttura durante le ore usuali, avere serrature elettroniche intelligenti con le quali possono entrare in modo indipendente renderà più facile il loro primo giorno. In questo modo, se inviate loro i codici per entrare nella serratura o il link di accesso via e-mail, SMS, app mobile o WhatsApp, gli ospiti possono entrare in qualsiasi momento.
Servizi di cui potrebbero aver bisogno per muoversi in città durante il percorso da o verso la fiera
Per essere di grande aiuto e consentire loro di investire tempo ed energia in ciò che li riguarda - il successo della loro azienda alla fiera, offrite loro il vostro libro degli ospiti con:
- Una mappa della metropolitana di Madrid;
- Un elenco di autobus o trasporti diretti a IFEMA;
- Un elenco dei supermercati e ristoranti più vicini;
- Un elenco delle farmacie nelle vicinanze.
Naturalmente, un altro punto che questi ospiti apprezzeranno molto è un servizio di ritiro, deposito e consegna bagagli dove e quando ne hanno bisogno. Come accennato in precedenza, avranno poco tempo all'arrivo (direttamente allo spettacolo o alle riunioni) e durante l'ultimo giorno per trasportare le loro borse e i materiali espositivi.
Potrebbe anche essere il caso che, dopo l'evento, vogliano godersi qualche ora o il cocktail finale, liberi da stress e bagagli. Ci sono molti casi ed esempi di viaggiare più comodamente senza trascinare bagagli in un viaggio di lavoro.
A LUGGit, ritiriamo e consegniamo i bagagli degli ospiti in qualsiasi punto o strada di Madrid, compresi quelli più comuni, come l'aeroporto di Barajas, la stazione di Atocha, Avenida de América, Chamartín e li conserviamo per tutto il tempo necessario.
È possibile collaborare con LUGGit gratuitamente raccomandandolo ai vostri ospiti con uno sconto del 10% e guadagnando entrate extra (€) ogni mese.
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