Madrid's biggest trade fairs and business congresses in 2024 - how to make the most of them in your accommodations

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15 min lectura

Ferias y congresos de negocios más importantes de Madrid en 2024 y cómo sacar el máximo partido en tus alojamientos
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por Jaime Garín, Spanish Market Manager

Publicado Enero 18, 2024

| FERIAS | CONGRESOS DE NEGOCIOS | MADRID | LUGGIT |

Prepara tus alojamientos para las ferias y congresos de negocios más importantes del 2024 en Madrid y saca el máximo provecho de ellas.


En Minty Host - gestión integral de pisos y apartamentos turísticos - y LUGGit - servicio de recogida, almacenamiento y entrega de equipaje para huéspedes donde y cuando quieran - trabajamos conjuntamente para brindar la mejor de las experiencias a tus huéspedes.


En esta ocasión, hemos unido fuerzas para traerte este artículo con el que ayudarte a captar los huéspedes Business Travel (también llamados corporativos) que atienden los eventos más significativos en Madrid y aumentar tus ingresos.



Calendario de las ferias y congresos más importantes de Madrid


FITUR del 24 al 28 de enero

Es la primera cita anual para los profesionales del turismo mundial y la feria líder para los mercados receptivos y emisores de Iberoamérica. Más de 8.500 empresas expositoras, 136.000 profesionales y 86.000 visitantes de público general, acuden con el objetivo de hacer negocio y seguir conociendo las tendencias de este sector.


Intersicop del 17 al 20 de febrero

Es el punto de encuentro para todo tipo de profesionales de la panadería, pastelería, heladería, café y equipamiento, atrayendo a más de 15.600 profesionales de 44 países diferentes y con 170 empresas expositoras durante esos días.


Sicur del 27 de febrero al 1 de marzo

La referencia internacional de la Seguridad en España. Esta gran feria, reúne a más de 38.900 visitantes profesionales, más de 510 expositores y cerca de 1.600 empresas, y se centra en la seguridad integral (security, ciberseguridad, seguridad contra incendios y emergencias o seguridad laboral) para seguir favoreciendo el bienestar y desarrollo social.


ARCO del 6 al 10 de marzo

ARCOmadrid es la Feria Internacional de Arte Contemporáneo de España que constituye una de las principales plataformas del mercado del arte contemporáneo. Este año 2024 celebrará su edición 43 con más de 95.000 visitantes, más de 1.300 artistas, 206 galerías y más de 800 coleccionistas y profesionales invitados.


Rebuild del 19 al 21 de marzo

Es el principal foro de innovación para transformar la edificación, con el objetivo de impulsar la digitalización y la descarbonización en el sector. Atrae a más de 22.800 profesionales, 544 expositores, 1.300 innovaciones y más de 617 expertos internacionales.


Fruit Attraction del 8 al 10 de octubre

La cita clave para todos los profesionales de la industria hortofrutícola a nivel mundial, congregando a más de 103.000 visitantes profesionales y más de 2.000 empresas expositoras provenientes de 145 países.


FIAA del 22 al 25 de octubre


FIAA es la Feria Internacional del Autobús y del Autocar, punto de encuentro para las empresas de transporte de viajeros por carretera y escaparate de la movilidad colectiva segura, ecológica y conectada. Congrega a más de 10.500 visitantes profesionales y 250 marcas expositoras de 47 países diferentes.


Global Mobility Call del 19 al 21 de noviembre

Único evento internacional sobre la movilidad sostenible de personas y bienes. Con más de 8.000 visitantes profesionales, 320 empresas participantes y 470 ponentes, genera networking, negocio y da luz a las distintas visiones entre empresas, ayuntamientos, instituciones, administraciones y otras organizaciones.



¿Cómo es la tipología del huésped corporativo durante los meses de ferias y congresos?


Gracias a Minty Host, sabemos que el peso de los viajeros corporativos (business travel) en Madrid incrementa de media un 10% respecto al resto de meses y tipologías habituales (turistas, visitas a familiares, educación...).


También que hay 2 nacionalidades de huéspedes que aumentan notablemente durante estas fechas:

  • Los clientes españoles representan un 19% del total de alojados durante estas fechas, significando esta cifra un incremento del 6% respecto al resto del año.
  • Entre los viajeros extranjeros, los franceses representan un 7,2%, suponiendo este hecho un incremento del 1% en comparación con el resto del año.
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Algunos datos importantes de Revenue para alojamientos turísticos durante las ferias y congresos más interesantes en Madrid


ADR

El ADR (Average Daily Rate o Tarifa Diaria Promedio) aumenta en un 30%. Por lo que deberías tener esto en cuenta a la hora de establecer tus tarifas durante estas fechas.


Ocupación

La Ocupación durante la celebración y días previos y posteriores a estos eventos se incrementa en la ciudad de Madrid un 3%. Por lo tanto, a la hora de captar huéspedes para estas fechas, ofrece disponibilidad y tarifas específicas que se adapten a la estancia media de estos viajeros.


LoS

Precisamente, la LoS (Length of Stay o Estancia Media) cae en 1,5 días, pero esto no debería verse como un indicador negativo, sino como una oportunidad de obtener un mayor ingreso en menos noches dada la alta demanda durante estas fechas. Si tienes requisito de estancia mínima, revísala y redúcela o incluso elimínala para estas fechas para poder captar a este tipo de cliente, dispuesto a pagar más por menos tiempo.



Estrategias para captar este tipo de clientes y aumentar tus ingresos


A continuación te traemos algunas estrategias de revenue y marketing que pueden ayudarte a captar viajeros business travel para tus alojamientos en Madrid durante estos eventos.


Estrategias de Revenue

El Revenue Management (gestión de ingresos) en ferias y eventos puede ser crucial para maximizar tus ganancias. Aquí algunos TIPS específicos para conseguirlo.


Pricing dinámico

Implementa un sistema de precios que varía según la demanda y la proximidad de la feria que tengas por delante. A medida que se acerca la fecha, los precios podrían aumentar para capitalizar la demanda.


Ofertas y paquetes

Crea paquetes atractivos que incluyan diferentes servicios o beneficios adicionales, como acceso VIP al evento, transporte, alojamiento, descuentos en restaurantes locales, etc.


Segmentación de clientes

Identifica diferentes segmentos de clientes y adapta tus ofertas para satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, empresas que envíen a múltiples empleados podrían beneficiarse de tarifas grupales o descuentos por volumen.


Análisis de datos históricos

Examina datos de eventos anteriores para comprender patrones de demanda, comportamientos de compra y períodos de mayor interés. Esto te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre precios y estrategias de promoción.


Políticas de cancelación

Considera políticas restrictivas de cancelación que eviten cancelaciones de última hora y las consecuentes pérdidas de ingreso al dejar habitaciones vacías.


Monitorización en tiempo real

Utiliza herramientas de seguimiento en tiempo real para ajustar precios y estrategias en función de cambios repentinos en la demanda o la competencia.


El éxito del Revenue Management en eventos y ferias tanto en Madrid como en otras ciudades depende en gran medida de la comprensión detallada de los patrones de demanda, la flexibilidad en las estrategias de precios y la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado.

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Estrategias de Marketing

Aparte de las acciones de revenue, lo ideal es acompañarlas con estrategias de marketing. Entre ellas destacamos las siguientes.


Realización de campañas específicas segmentadas a través de emailing y/o redes sociales

Como hemos nombrado anteriormente, la segmentación es una acción muy valiosa. Si vienes trabajando el histórico de clientes que se han alojado en años anteriores para estas ferias y los tienes segmentados por los motivos de su viaje (por ejemplo: “Se alojó con nosotros en FITUR”) podrías lanzar una campaña de fidelización específica con un porcentaje de descuento o con otro tipo de beneficio (servicios extra adicionales) para estos clientes si reservan directamente por tu web.


Te interesa: Cómo adaptar tu vivienda turística para viajeros de negocios.


Por ejemplo, podrías enviarles un correo con un cupón de descuento FITUR2024 con el que puedan reservar directamente y beneficiarse de esta ventaja. Si estos también te siguen en tus redes sociales, también puedes difundir esta campaña en tu instagram, linkedin, etc…


Pero no solo puedes lanzar campañas de fidelización, sino por ejemplo habilitar cupones de descuento únicamente válidos en las fechas de cada feria y difundirlos vía email, redes sociales, etc. con los que captar nuevos huéspedes en esos eventos que hasta ahora no tenías tan trabajados.


Contactar con IFEMA o las distintas ferias para ofrecer tus alojamientos a sus visitantes y expositores

Otra idea para captar viajeros corporativos (para las ferias que más te interesen) puede ser contactar directamente con IFEMA o con cada feria y proponerles una colaboración mediante la cual puedan ofrecer tus alojamientos a los visitantes profesionales y expositores que acuden a estos eventos.


Habitualmente las ferias ofrecen facilidades y servicios extra a los asistentes para hacerles más fáciles sus días en el evento, entre ellas una red de hoteles y alojamientos en los que hospedarse cuando planean su viaje. Tendría todo el sentido que tus alojamientos puedan estar en este listado con una condición especial que podría ser tu cupón de descuento específico para la feria en cuestión (por ejemplo un cupón FITUR2024).


Marketing de contenidos

También puedes trabajar el marketing de contenidos (publicaciones en Redes Sociales, artículos en tu blog…) con anterioridad a la realización de las ferias para posicionarlos en los buscadores. De este modo, cuando estos huéspedes estén buscando alojamiento para el evento, podrán encontrarte entre los primeros de su búsqueda de Google.


Trabaja las reseñas

Todos sabemos que mantener una reputación positiva en las plataformas de reseñas es decisivo en la toma de decisión de los potenciales viajeros. De cara a estos períodos en concreto, podría ser interesante mostrar aquellas reseñas positivas de viajeros Business Travel que se han alojado anteriormente contigo en tus redes sociales, tu blog, tu web, etc…


¿Qué pueden necesitar los viajeros corporativos durante su estancia?


Una vez hayan reservado en alguno de tus alojamientos, deberás asegurarte de brindarles una experiencia que les facilite al máximo sus días durante su evento de negocios.


Estos viajeros suelen contar con poco tiempo tanto el día de llegada como el de salida. A menudo no solo afrontan múltiples reuniones durante las ferias, sino que aprovechan al máximo su viaje durante los días de antes y después para visitar colaboradores actuales, hacer gestiones, cerrar nuevos tratos…


Por lo tanto, su agenda y planes no serán los que puede tener un turista, una familia, un grupo de amigos.

Por ejemplo, su hora de entrada o check-in al apartamento podrá ser a última hora del día, ya que desde que aterriza atiende reuniones previas o en la misma feria, y no cuenta con tiempo de pasar por el apartamento. Lo mismo para el check-out, desde primera hora tendrá un ajetreado día hasta que coja su vuelo o tren de vuelta tras un último duro día de trabajo.


2 consejos para preparar tus alojamientos brindándoles una experiencia adaptada a sus necesidades


Check-in online y acceso remoto

Este tipo de huésped está acostumbrado a trabajar de forma automatizada y profesional, y cuenta con poco tiempo para gestiones externas a su negocio cuando llega a Madrid. Por ello, valorará positivamente la posibilidad de realizar el check-in rellenando el parte de viajero y los documentos de identidad de forma remota u online en su ordenador o móvil previamente a su llegada.

Te aconsejamos enviarle los distintos documentos a rellenar (parte viajero, contrato…) tras la confirmación de su reserva y días previos a su llegada.


Como no podrá entrar al alojamiento en las horas habituales al estar trabajando o en la feria, contar con cerraduras electrónicas con las que pueda entrar de forma independiente le facilitarán mucho su primer día. De este modo, si le envías los códigos a introducir en la cerradura o el link de acceso vía correo electrónico, sms, app móvil o whatsapp, el huésped podrá entrar a cualquier hora.


Servicios que puedan necesitar para moverse por la ciudad cuando vayan o vuelvan de la feria

Que le sirvan de gran ayuda y le permitan invertir su tiempo y energía en lo que de verdad le concierne: el éxito de su empresa en la feria.

  • Un mapa del metro de Madrid;
  • Un listado con los autobuses o transportes directos a IFEMA;
  • Los supermercados y restaurantes más cercanos;
  • Farmacias alrededor.

Por supuesto, otro punto que este huésped valorará enormemente es un servicio de recogida, almacenamiento y entrega de equipaje donde y cuando necesite. Como hemos comentado anteriormente, contará con poco tiempo a su llegada (directo a la feria o reuniones) y durante su último día como para estar cargando con sus maletas y materiales de exposición.

También podría darse el caso de que tras acabar el evento, quiera disfrutar de unas horas o del cocktail final libre de estrés y equipaje. Las casuísticas y ejemplos son múltiples cuando se trata de viajar de forma más cómoda sin cargar con el equipaje en un viaje de negocios.


En LUGGit, recogemos y entregamos las maletas de los huéspedes en cualquier punto o calle de Madrid, incluidos los más comunes como pueden ser el Aeropuerto de Barajas, la estación de Atocha, Avenida de América, Chamartín…y las almacenamos por el tiempo que necesiten.


Puedes colaborar con LUGGit de forma gratuita recomendándolo a tus huéspedes con un 10% de descuento y ganando ingresos extra (€) cada mes.

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