HÉBERGEMENT
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15 minutes de lecture
by Jaime Garín, Spanish Market Manager
Published January 18, 2024
| SALONS PROFESSIONNELS | CONGRÈS D'AFFAIRES | MADRID | LUGGIT |
Préparez vos hébergements pour les salons professionnels et les congrès d'affaires de Madrid de 2024 et profitez-en au maximum.
Chez Minty Host - gestion intégrale des appartements touristiques - et LUGGit - service de prise en charge, de stockage et de livraison des bagages pour les clients où et quand ils le souhaitent - nous travaillons ensemble pour offrir la meilleure expérience à vos clients.
À cette occasion, nous avons uni nos forces pour vous proposer cet article afin de vous aider à attirer les clients des voyages d'affaires (également appelés entreprises) qui assistent aux principaux événements de Madrid et d'augmenter vos revenus.
Calendrier des salons et congrès les plus importants de Madrid
FITUR du 24 au 28 janvier
C'est le premier événement annuel pour les professionnels du tourisme mondial et le principal salon des marchés entrants et sortants en Ibero-Amérique. Plus de 8 500 entreprises exposantes, 136 000 professionnels et 86 000 visiteurs du grand public viennent avec l'intention de faire des affaires et de continuer à se renseigner sur les tendances de ce secteur.
Intersicop du 17 au 20 février
C'est le point de rencontre de tous les types de professionnels de la boulangerie, de la pâtisserie, de la crème glacée, du café et des équipements, attirant plus de 15 600 professionnels de 44 pays différents et 170 entreprises exposantes pendant ces jours.
Sicur du 27 février au 1er mars
C'est la référence internationale en matière de sécurité en Espagne. Ce grand salon rassemble plus de 38 900 visiteurs professionnels, plus de 510 exposants et près de 1 600 entreprises, en se concentrant sur la sécurité globale (sécurité, cybersécurité, sécurité incendie et d'urgence ou sécurité au travail) pour continuer à promouvoir le bien-être et le développement social.
ARCO du 6 au 10 mars
ARCOmadrid est la Foire internationale d'art contemporain d'Espagne qui constitue l'une des principales plateformes du marché de l'art contemporain. Cette année, 2024, elle célébrera sa 43e édition avec plus de 95 000 visiteurs, plus de 1 300 artistes, 206 galeries et plus de 800 collectionneurs et professionnels invités.
Rebuild du 19 au 21 mars
C'est le principal forum d'innovation pour transformer les bâtiments, en favorisant la numérisation et la décarbonation dans le secteur. Il attire plus de 22 800 professionnels, 544 exposants, 1 300 innovations et plus de 617 experts internationaux.
Fruit Attraction du 8 au 10 octobre
L'événement principal pour tous les professionnels de l'industrie des fruits et légumes du monde entier, réunissant plus de 103 000 visiteurs professionnels et plus de 2 000 entreprises exposantes de 145 pays.
FIAA du 22 au 25 octobre
La FIAA est le Salon international de l'autobus et de l'autocar, un point de rencontre pour les entreprises de transport de passagers par la route et une vitrine pour une mobilité collective sûre, écologique et connectée. Il rassemble plus de 10 500 visiteurs professionnels et 250 marques exposantes de 47 pays.
Global Mobility Call du 19 au 21 novembre
Il s'agit du seul événement international sur la mobilité durable des personnes et des biens. Avec plus de 8 000 visiteurs professionnels, 320 entreprises participantes et 470 conférenciers, il génère du réseautage et des affaires, mettant en lumière les différentes visions entre les entreprises, les municipalités, les institutions, les administrations et autres organisations.
Quelle est la typologie du voyageur d'affaires pendant les mois des salons et des congrès ?
Grâce à Minty Host, nous savons que le poids des voyageurs d'affaires à Madrid augmente en moyenne de 10 % par rapport aux autres mois et aux types habituels (touristes, visites familiales, éducation, etc.).
De plus, il existe deux nationalités de clients qui augmentent notamment à ces dates :
- Les clients espagnols représentent 19 % du nombre total de clients hébergés à ces dates, ce qui signifie que ce chiffre est une augmentation de 6 % par rapport au reste de l'année.
- Parmi les voyageurs étrangers, les Français représentent 7,2 %, soit une augmentation de 1 % par rapport au reste de l'année.
Quelques données importantes sur les revenus des hébergements touristiques pendant les salons et congrès à Madrid
Taux moyen par chambre
Le Taux moyen par chambre (Average Daily Rate - ADR) augmente de 30 %. Par conséquent, tenez-en compte lorsque vous fixez vos tarifs pendant ces dates.
Occupation
L'occupation pendant la célébration et les jours précédant et suivant ces événements augmente de 3 %. Par conséquent, lorsque vous attirez des clients pour ces dates, proposez des disponibilités et des tarifs spécifiques qui s'adaptent au séjour moyen de ces voyageurs.
Durée du séjour
Précisément, la Durée du séjour (Length of Stay ou séjour moyen) diminue de 1,5 jour, mais cela ne doit pas être considéré comme un indicateur négatif, mais comme une opportunité d'obtenir des revenus plus élevés en moins de nuits, étant donné la forte demande pendant ces dates. Si vous avez une exigence de séjour minimum, examinez-la et réduisez-la, voire supprimez-la pour ces dates afin de capturer ce type de client prêt à payer plus cher pour moins de temps.
Stratégies pour attirer ce type de client et augmenter vos revenus
Voici quelques stratégies de revenus et de marketing qui peuvent vous aider à attirer les voyageurs d'affaires dans vos hébergements à Madrid pendant ces événements.
Stratégies de revenus
La gestion des revenus lors des salons et événements peut être cruciale pour maximiser les bénéfices. Voici quelques conseils spécifiques pour y parvenir.
Tarification dynamique
Mettez en œuvre un système de tarification qui varie en fonction de la demande et de la proximité du salon qui vous précède. À l'approche de la date, les prix peuvent augmenter pour capitaliser sur la demande.
Offres et forfaits
Créez des forfaits attrayants qui incluent différents services ou avantages supplémentaires, tels qu'un accès VIP à l'événement, le transport, l'hébergement, des réductions dans les restaurants locaux, etc.
Segmentation de la clientèle
Identifiez différents segments de clientèle et adaptez vos offres pour répondre à leurs besoins spécifiques. Par exemple, les entreprises qui envoient plusieurs employés pourraient bénéficier de tarifs de groupe ou de réductions sur volume.
Analyse des données historiques
Examinez les données des événements passés pour comprendre les schémas de demande, les comportements d'achat et les périodes de pointe. Cela vous aidera à prendre des décisions plus éclairées en matière de tarification et de stratégies promotionnelles.
Politiques d'annulation
Envisagez des politiques d'annulation restrictives pour éviter les annulations de dernière minute et la perte de revenus qui en résulte pour les chambres vides.
Surveillance en temps réel
Utilisez des outils de surveillance en temps réel pour ajuster les prix et les stratégies en fonction des changements soudains de la demande ou de la concurrence.
Le succès de la gestion des revenus lors des événements et des salons à Madrid et dans d'autres villes dépend en grande partie d'une compréhension détaillée des schémas de demande, de la flexibilité des stratégies de tarification et de la capacité à s'adapter rapidement aux changements du marché.
Stratégies de marketing
Outre les actions en matière de revenus, l'idéal est de les accompagner de stratégies de marketing. Parmi celles-ci, nous soulignons les suivantes.
Mener des campagnes segmentées spécifiques par e-mailing et/ou sur les réseaux sociaux
Comme mentionné ci-dessus, la segmentation est une action précieuse. Si vous avez travaillé sur l'historique des clients qui ont séjourné les années précédentes pour ces salons et que vous les avez segmentés en fonction des raisons de leur voyage (par exemple : « Vous avez séjourné chez nous au FITUR »), vous pourriez lancer une campagne de fidélisation spécifique avec un pourcentage de réduction ou avec un autre type d'avantage (services supplémentaires supplémentaires) s'ils réservent directement via votre site Web.
Vous pourriez être intéressé par Comment adapter votre hébergement touristique aux voyageurs d'affaires.
Par exemple, vous pourriez leur envoyer un e-mail avec un bon de réduction FITUR2024 afin qu'ils puissent réserver directement et profiter de cet avantage. S'ils vous suivent également sur vos réseaux sociaux, vous pouvez diffuser cette campagne sur votre Instagram, LinkedIn, etc...
Vous pouvez également, par exemple, activer des bons de réduction qui ne sont valables que pendant les dates de chaque salon et les communiquer par e-mail, les réseaux sociaux, etc., pour attirer de nouveaux clients vers ces événements sur lesquels vous n'avez pas travaillé jusqu'à présent.
Contacter IFEMA ou les différents salons pour proposer vos hébergements à leurs visiteurs et exposants
Une autre idée pour attirer les voyageurs d'affaires (pour les salons qui vous intéressent le plus) est de contacter directement IFEMA ou chaque salon et de proposer une collaboration par laquelle ils peuvent proposer vos hébergements aux visiteurs professionnels et aux exposants participant à ces événements.
Habituellement, les salons offrent des installations et des services supplémentaires aux participants pour faciliter leurs journées lors de l'événement, notamment un réseau d'hôtels et d'hébergements où ils peuvent séjourner lors de la planification de leur voyage. Il serait logique que vos hébergements figurent sur cette liste avec une condition spéciale, qui pourrait être votre bon de réduction spécifique pour le salon en question (par exemple, un bon FITUR2024).
Marketing de contenu
Vous pouvez également travailler sur le marketing de contenu (publications sur les réseaux sociaux, articles sur votre blog...) avant les salons pour les positionner dans les moteurs de recherche. De cette façon, lorsque ces clients rechercheront un hébergement pour l'événement, ils vous trouveront en haut de leur recherche Google.
Travailler les avis
Nous savons tous que le maintien d'une réputation positive sur les plateformes d'évaluation est décisif dans le processus de prise de décision des voyageurs potentiels. Pour ces périodes en particulier, il pourrait être intéressant de montrer ces avis positifs des voyageurs d'affaires qui ont déjà séjourné chez vous sur vos réseaux sociaux, votre blog, votre site Web, etc...
De quoi les voyageurs d'affaires pourraient-ils avoir besoin pendant leur séjour ?
Une fois qu'ils ont réservé dans l'un de vos hébergements, vous voudrez vous assurer de leur offrir une expérience qui leur facilite les journées pendant leur événement professionnel.
Ces voyageurs manquent généralement de temps le jour de leur arrivée et de leur départ. Ils sont souvent confrontés à de multiples réunions pendant les salons, mais ils profitent également au maximum de leur voyage pendant les jours précédant et suivant pour rendre visite à leurs partenaires actuels, prendre des dispositions et conclure de nouvelles affaires.
Par conséquent, leur agenda et leurs projets ne seront pas les mêmes que ceux des touristes, des familles ou des amis.
Par exemple, leur heure d'arrivée à l'appartement peut être plus tard dans la journée car, dès leur arrivée, ils assisteront à des réunions avant ou pendant le salon et n'auront pas le temps de s'arrêter à l'appartement avant la fin de la journée. Idem pour le départ. Dès le petit matin, ils auront une journée bien remplie jusqu'à ce qu'ils prennent leur vol ou leur train de retour après une dernière dure journée de travail.
Deux conseils pour préparer vos hébergements en leur offrant une expérience adaptée à leurs besoins
Enregistrement en ligne et accès à distance
Ce type d'hôte est habitué à travailler de manière automatisée et professionnelle, avec peu de temps pour la gestion des affaires externes lorsqu'il arrive à Madrid. Pour cette raison, ils apprécieront la possibilité de s'enregistrer en remplissant le formulaire du voyageur et en téléchargeant les documents d'identité à distance ou en ligne sur leur ordinateur ou leur téléphone portable avant leur arrivée. Nous vous conseillons d'envoyer les différents documents à remplir (formulaire du voyageur, contrat...) après la confirmation de la réservation et quelques jours avant leur arrivée.efit (services supplémentaires supplémentaires) s'ils réservent directement via votre site Web.
Comme ils ne pourront pas entrer dans l'hébergement aux heures habituelles, avoir des serrures électroniques intelligentes avec lesquelles ils peuvent entrer de manière indépendante facilitera leur première journée. De cette façon, si vous leur envoyez les codes pour entrer dans la serrure ou le lien d'accès par e-mail, SMS, application mobile ou WhatsApp, les clients peuvent entrer à tout moment.
Les services dont ils peuvent avoir besoin pour se déplacer dans la ville en allant ou en venant du salon
Pour être d'une grande aide et leur permettre d'investir leur temps et leur énergie dans ce qui les concerne - le succès de leur entreprise au salon, offrez leur votre livre d'or avec :
- Une carte du métro de Madrid ;
- Une liste des bus ou des transports directs vers IFEMA ;
- Une liste des supermarchés et restaurants les plus proches ;
- Une liste des pharmacies à proximité.
Bien sûr, un autre point que ces clients apprécieront beaucoup est un service de prise en charge, de stockage et de livraison des bagages où et quand ils en ont besoin. Comme mentionné ci-dessus, ils auront peu de temps à leur arrivée (directement au salon ou aux réunions) et au cours de leur dernier jour pour transporter leurs sacs et le matériel d'exposition.
Il se pourrait également qu'après l'événement, ils souhaitent profiter de quelques heures ou du cocktail final, sans stress ni bagages. Il existe de nombreux cas et exemples de voyager plus confortablement sans traîner de bagages lors d'un voyage d'affaires.
Chez LUGGit, nous récupérons et livrons les bagages des clients à tout point ou rue de Madrid, y compris les plus courants, tels que l'aéroport de Barajas, la gare d'Atocha, l'Avenida de América, Chamartín et les stockons aussi longtemps qu'ils en ont besoin.
Vous pouvez collaborer gratuitement avec LUGGit en le recommandant à vos clients avec une réduction de 10 % et en gagnant un revenu supplémentaire (€) chaque mois.
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