Como impressionar os seus hóspedes com o Manual de Boas Vindas perfeito

Uma das maiores alegrias de ser um gestor de alojamento local é presenciar a felicidade dos hóspedes quando entram na sua unidade. Como Host sabe que, apesar do trabalho árduo antes do check-in, o momento em que os hóspedes entram no seu alojamento e sorriem para si é crítico para que a experiência seja fantástica.

No entanto, este momento é apenas o início da sua experiência sendo, portanto, vital assegurar que os hóspedes tenham conhecimento das regras da casa, dos detalhes e outras informações essenciais.

É, por isso, essencial entregar-lhes um manual de boas vindas.

O que é um Manual de Boas Vindas

O Manual de Boas Vindas agrega toda a informação que os hóspedes poderão necessitar no decorrer da sua estadia. Quando estiver a ponderar o que escrever ou incluir, coloque-se na posição dos seus hóspedes para compreender melhor que tipo de informação disponibilizar.

O Manual de Boas Vindas do seu alojamento pode ser o que quiser, na verdade. Depende bastante do tipo de alojamento que tenha. Por exemplo, se é um apartamento inserido num edifício, poderá ter de transmitir informação diferente do que se o alojamento fosse numa casa de campo.

Além disso, é importante perceber o tipo de hóspede que poderá receber. Está à espera de receber grupos com idade superior a 50 anos e orientados para a família ou grupos de jovens? Este fator influenciará o tipo de recomendações que poderá colocar.

Recomendamos que tenha três ou quatro versões diferentes para dar de acordo com o perfil da audiência que recebe.

Como fazer um Manual de Boas Vindas que se destaque

Design Fantástico

Não subestime o poder de um documento bem estruturado visualmente. A imagem do seu manual será a primeira impressão que os seus hóspedes terão.

Idealmente, o design deve ser coerente com as linhas orientadoras da marca e deve disponibilizar a informação de uma forma concisa e direta. Evite tipos de letra muito diferentes e cores intensas.

PS: Como parceiro da LUGGit, podemos ajudar (gratuitamente) a implementar o design no seu Manual de Boas Vindas.

Organize por ordem de prioridade

A melhor forma de assegurar que os seus hóspedes lêem o seu manual é organizar a informação por ordem de importância. Claro que esta tarefa é um desafio para si saber o que os hóspedes poderão querer, no entanto, como se lembra, recomendamos que tenha três a quatro versões diferentes, consoante a audiência.

Por exemplo, pode fazer sentido colocar na primeira parte do livro informação sobre os números de emergência, caso os hóspedes pertençam a um grupo mais velho, ao passo que pode fazer sentido colocar informação sobre restaurantes e vida noturna, caso o grupo seja mais jovem. Independentemente de qual seja a ordem, em momento algum a informação deve ser omitida. Pelo contrário, todas são importantes. Apenas aconselhamos que tente despertar a atenção de um determinado grupo pelo que lhe mostra primeiro .

O que incluir no seu Manual de Boas Vindas

Até agora, referimos a importância de ter um Manual de Boas Vindas, o que é e como torná-lo atrativo visualmente. Contudo, o fator mais crítico é o seu conteúdo e como torná-lo relevante para os seus hóspedes.

Informação de Boas Vindas

Mesmo que os seus hóspedes já tenham recebido uma mensagem de boas vindas, é sempre importante dizer-lhes o quão grato e feliz está por recebê-los no seu alojamento. Um simples “obrigado” pode ser suficiente para introduzir mais informação.

Algumas informações que pode disponibilizar no início:

• Medidas de higienização COVID-19;
• Credenciais Wi-Fi, códigos de acesso e passwords;
• As suas informações de contacto.

Chegada e partida

Esta é a seção onde deve incluir informações sobre as regras do check-in e check-out. Tenha em consideração que a informação disponibilizada nesta secção pode ser alterada, caso envie o manual de boas vindas antes da chegada dos hóspedes ou não. Recomendamos que envie com antecedência para que os hóspedes tenham uma chegada mais tranquila.

Normalmente, assim que os hóspedes recebem este tipo de informação percebem que poderão ter muitas horas para aproveitar antes do check-in, caso o seu voo chegue nas primeiras horas da manhã. O mesmo acontece caso o voo de regresso seja ao final do dia e eles percebem que apenas permite o check-out até às 11 da manhã.

Sendo um parceiro da LUGGit, pode incluir informação sobre como os seus hóspedes podem requisitar o nosso serviço de recolha e entrega de bagagens. Ao fazê-lo, permitirá que aproveitem as primeiras e últimas horas da sua viagem, dando-lhe ainda, a si, tempo para gerir todos os detalhes logísticos de entrada e saída de hóspedes.

Guia de atividades, comidas e bebidas

Caso a sua cidade tenha uma oferta cultural única, grandes paisagens para ver ou até restaurantes conceituados, deve incluí-los nesta seção!

Lembre-se que os seus hóspedes estão na sua cidade para se divertirem e descobrir os melhores locais para guardar grandes memórias.

Nesta secção pode também incluir vários restaurantes que os seus hóspedes possam achar interessantes. Tente ter o máximo de variedade possível e tenha em atenção a localização dos mesmos. No final de contas, quer que os seus hóspedes conheçam mais do que apenas uma área.

Nunca é demais reforçar que as recomendações de restaurantes são levadas muito a sério pelos viajantes que podem, de facto, impactar a sua experiência de uma forma positiva ou negativa. Tente escrever esta seção como se estivesse a recomendar para si mesmo.

Por último, inclua uma lista de possíveis bares onde os seus hóspedes poderão ir após o jantar para ouvirem boa música e dançarem. Novamente, tente incluir o máximo possível de recomendações, nomeadamente de espaços com estilos de música diferentes (nunca sabe o que os seus hóspedes preferem).

Sobre o alojamento

Esta seção poderia ser chamada a secção de “emergência”.

Tente incluir aqui informações tais como:

• Aquecimento e ar condicionado;
• Utensílios de cozinha;
• TV;
• Regras de utilização das áreas partilhadas.

Como dar o seu Manual de Boas Vindas

Agora que tem um manual organizado e conciso, terá de decidir quando e como dá-lo aos seus hóspedes. Mais uma vez, existem duas opções que poderá escolher.

Digital

Esta opção é conveniente de diversas formas, permitindo aos seus hóspedes fazerem o download quando quiserem e aceder em qualquer altura.

Esta opção é mais barata do que imprimir e pode certificar-se que é sempre entregue com a máxima qualidade.

No entanto, a vantagem mais significativa deste método é que pode ser enviado com antecedência, sendo uma ajuda fulcral para que os seus hóspedes se preparem da melhor maneira para todos os procedimentos e regras.

Impresso

Esta opção proporciona uma primeira impressão fantástica. Receber um manual bem escrito e com um design apelativo assim que chegam ao alojamento, faz com que os seus hóspedes se apercebam do quanto se preocupa com a sua experiência.

Sumário

Construir o seu Manual de Boas Vindas é apenas uma das variáveis que terá de entregar aos seus hóspedes se quiser providenciar uma experiência fantástica.

Dar-lhes-á uma completa noção sobre si e sobre a sua propriedade, ajudará a comunicação e fará com que se sintam confortáveis e que está com eles, a 100%.

Por isso, recomendamos que tire o tempo necessário para construir o seu manual de boas vindas e, novamente, conte conosco para ajudar.